Tình huống giao tiếp được gọi là tập hợp các yếu tố can thiệp vào một hành vi giao tiếp : người phát hành; người nhận; tin nhắn; địa điểm và thời điểm hành động được chỉ định, v.v.

Lý thuyết về truyền thông chỉ ra rằng, trong hành vi giao tiếp, một tổ chức phát hành có trách nhiệm gửi tin nhắn đến một hoặc nhiều người nhận . Thông điệp này được truyền qua một kênh và có thể được hiểu khi người gửi và người nhận chia sẻ mã . Điều quan trọng nữa là người nhận phải có kiến ​​thức về người giới thiệu thông điệp để hiểu nội dung của nó.

Do đó, tình huống giao tiếp được liên kết với địa điểm cụ thể và thời điểm cụ thể trong đó tất cả các yếu tố này hoạt động và liên quan đến nhau. Điều quan trọng là phải nhấn mạnh rằng, trong một giao tiếp trôi chảy, các vai trò liên tục được trao đổi: người gửi tin nhắn đầu tiên trở thành người nhận khi anh ta nhận được phản hồi từ đối tượng khác, sau đó quay lại vai trò của người phát hành, v.v.

Theo cùng một cách, chúng ta không thể bỏ qua thực tế là trong bất kỳ tình huống giao tiếp nào, các tình huống xung quanh cả người gửi và người nhận đều đóng vai trò cơ bản. Tại sao? Bởi vì họ đến ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực, theo từng trường hợp, trong quá trình giao tiếp đó.

Tất nhiên, không cần phải nói rằng trong bất kỳ tình huống nào như tình huống chúng ta đang đối phó, tiếng ồn cũng có thể xuất hiện. Điều này chúng ta có thể nói rằng đó là tất cả sự can thiệp có thể làm hỏng nghiêm trọng việc giao tiếp giữa người gửi và người nhận và thậm chí làm cho nó không thể.

Trong tình huống giao tiếp, mặt khác, luôn có một mục đích . Điều này có nghĩa là giao tiếp được thiết lập cho một số mục đích, chẳng hạn như làm cho thông tin được biết hoặc yêu cầu một hành động từ người đối thoại.

Ví dụ: vào ngày 8 tháng 5 lúc 10:30 sáng, giám đốc kinh doanh của một công ty gửi email cho chủ sở hữu công ty để cho anh ta biết rằng anh ta vừa đóng một thỏa thuận thương mại với một công ty khác. Năm phút sau, chủ sở hữu trả lời theo cùng một lộ trình, chúc mừng anh ta và mời anh ta đến văn phòng của mình để mở rộng thông tin. Trong tình huống giao tiếp này, theo cách này, vai trò của người gửi / người nhận được trao đổi một lần.

Ngoài tất cả những điều trên, chúng tôi không thể bỏ qua các khía cạnh liên quan khác có liên quan đến tình huống giao tiếp đã nói ở trên, chẳng hạn như sau:
-Mục đích hoặc mục đích của tổ chức phát hành có thể rất đa dạng và khác nhau. Vì vậy, ví dụ, chúng tôi có thể xác định rằng bạn có thể giả vờ thông báo, thuyết phục, bào chữa, nói ...
-Để có thể biết liệu thời điểm giao tiếp giữa hai bên có diễn ra tốt đẹp và theo ý thích của họ hay không, cần phải chú ý đến các khía cạnh như khoảng cách hoặc khoảng cách vật lý hiện có trong họ. Tuy nhiên, họ cũng sẽ cung cấp nhiều thông tin về giọng điệu mà họ đang nói, vị trí họ chấp nhận, ngoại hình họ trao đổi, cử chỉ và thậm chí cả những khoảng lặng có thể được tạo ra.
- Hiện tại, tin nhắn có thể được truyền đi bằng nhiều cách và phương thức khác nhau: ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết, email, điện thoại, WhatsApp, cầu truyền hình, thư, fax, điện tín ...