Xã hội của chúng ta có đầy đủ các ví dụ về các hệ thống, như máy bán cà phê, nhà máy sản xuất các sản phẩm, phương tiện, tập tin tài liệu, cột sống của chúng ta, v.v. Trong trường hợp máy pha cà phê hoặc đồ uống, chúng ta có thể phân tích hoạt động của chúng để hiểu rõ hơn về khái niệm hệ thống. Các đồng xu vào hệ thống, giá trị của chúng được so sánh với giá của đồ uống được chọn (mục tiêu của hệ thống) và nếu cả hai giá trị đều bằng nhau, đồ uống được phát hành.

Đối với bản thân các hệ thống, có sự đồng thuận rộng rãi về các đặc điểm họ phải có và cách thức làm việc, tuy nhiên điều này không xảy ra với khái niệm hệ thống thông tin, trong đó có nhiều định nghĩa, sắc thái và trường phái. Trong mọi trường hợp, nói một cách chung chung, chúng ta có thể nói rằng một hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần tương tác với nhau để đạt được một mục đích nhất định, nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của tổ chức nói trên. Các thành phần này có thể là con người, dữ liệu, hoạt động hoặc tài nguyên vật chất nói chung, xử lý thông tin và phân phối nó theo cách thích hợp, tìm cách thỏa mãn nhu cầu của tổ chức.

Mục tiêu chính của một hệ thống thông tin là hỗ trợ việc ra quyết định và kiểm soát mọi thứ xảy ra trong đó. Điều quan trọng cần lưu ý là có hai loại hệ thống thông tin, chính thức và không chính thức; cái trước sử dụng như một phương tiện để thực hiện các cấu trúc vững chắc như máy tính, cái sau truyền thống hơn và sử dụng các phương tiện cũ hơn như giấy và bút chì hoặc truyền miệng.

Nghiên cứu về các hệ thống thông tin nổi lên như một phân ngành của khoa học máy tính, với mục đích hợp lý hóa việc quản trị công nghệ trong các tổ chức. Lĩnh vực nghiên cứu đã tiến triển cho đến khi trở thành một phần của giáo dục đại học trong chính quyền.

Từ quan điểm kinh doanh, hệ thống thông tin có thể được phân loại theo những cách khác nhau. Ví dụ, có hệ thống thông tin quản lý (để giải quyết xung đột trong các công ty), hệ thống xử lý giao dịch (chịu trách nhiệm quản lý thông tin trong bối cảnh trao đổi thương mại), hệ thống thông tin điều hành (dành cho người quản lý ), hệ thống hỗ trợ quyết định (phân tích các yếu tố khác nhau khiến doanh nghiệp quyết định hướng đi nào), hệ thống tự động hóa văn phòng (ứng dụng trợ giúp trong công việc hành chính) và hệ thống chuyên gia (mô phỏng hành vi của chuyên gia trong miền cụ thể).

Theo các tác giả Laudon và Laudon, giáo sư Quản trị kinh doanh, một hệ thống thông tin là một tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin. Chúng rất cần thiết để giúp các nhà quản lý giữ công ty của họ theo thứ tự, phân tích mọi thứ đi qua nó và tạo ra các sản phẩm mới đặt tổ chức ở một nơi tốt. Định nghĩa này là một trong những điều duy nhất nêu rõ yêu cầu là một hệ thống thông tin phải có các thành phần, mặc dù nó không chỉ rõ chúng nên là gì, có thể vì nó cố gắng bao gồm tất cả các biến thể có thể có của khái niệm này.

Cần lưu ý rằng khái niệm hệ thống thông tin thường được sử dụng như một từ đồng nghĩa cho hệ thống thông tin máy tính, mặc dù chúng không giống nhau. Sau này thuộc về lĩnh vực nghiên cứu công nghệ thông tin và có thể là một phần của hệ thống thông tin như là một tài nguyên vật chất. Trong mọi trường hợp, người ta nói rằng các hệ thống thông tin đối phó với sự phát triển và quản trị cơ sở hạ tầng công nghệ của một tổ chức.