Hành chính là một tính từ xuất phát từ một từ Latin có nghĩa là thuộc hoặc liên quan đến chính quyền . Chính quyền, về phần mình, được liên kết với chức năng, hiệu suất và cấu trúc của một tổ chức .

Một nhân viên hành chính là một người làm việc trong chính quyền của một công ty hoặc một thực thể khác. Nhiệm vụ của bạn là đặt hàng, sắp xếp và sắp xếp các vấn đề khác nhau thuộc trách nhiệm của bạn .

Ví dụ: "Tôi làm nhân viên hành chính trong một công ty đa quốc gia trong sáu năm", "Hiện tại tôi làm việc như một học viên, nhưng tôi muốn trở thành một quản trị viên để tôi không phải ở ngoài đường cả ngày", "Trong văn phòng này một nhân viên hành chính bị mất tích để giúp chúng tôi tổ chức các giấy tờ . "

Vị trí của nhân viên hành chính có thể được gọi là trợ lý hoặc thư ký . Các nhiệm vụ được thực hiện bởi một hành chính có thể rất đa dạng; về cơ bản, ông sẽ chịu trách nhiệm xử lý thư từ của công ty, sự chú ý của các cuộc gọi điện thoại, tổ chức các tài liệu của tổ chức, quản lý chương trình nghị sự và hồ sơ giấy tờ.

Người quản lý thường trả lời theo cách chỉ thị cho cấp trên, người chiếm giữ các mệnh lệnh chính của hệ thống phân cấp của công ty. Do đó, trong thực tế, quản trị viên đóng vai trò là "cánh tay phải" của người quản lý hoặc chủ sở hữu, phải nhận thức được nhiều vấn đề của thực thể. Một điều rõ ràng nữa là để áp dụng cho một vị trí có kích thước này cần phải có một sự chuẩn bị nhất định: ví dụ, điều cần thiết là người này phải quản lý tốt khoa học máy tính và các công cụ văn phòng cơ bản.

Các công ty yêu cầu gì từ một hành chính?

Trong một số trường hợp, một vị trí hành chính đòi hỏi sự chuẩn bị kinh doanh tốt bởi vì các trách nhiệm mà ứng viên phải đảm nhận đòi hỏi nó. Nếu nhân viên nên tham gia vào việc phát triển các dự án kinh doanh thì nên nhận thức được mọi thứ liên quan đến không chỉ công ty cụ thể đó mà cả thị trường nước ngoài và mang kinh nghiệm và kiến ​​thức của họ để đưa ra dự án này và mang lại lợi nhuận cho công ty.

Đổi lại, trong nhiều trường hợp, cần có kiến ​​thức nhất định trong việc quản lý số liệu thống kê và các phân tích khác : dự định rằng người chiếm vị trí này có thể thu thập kết quả của một cuộc khảo sát hoặc điều tra nhất định và lập kế hoạch thủ tục để cải thiện chất lượng công việc trong công ty hoặc sản xuất (tùy thuộc vào loại hình tổ chức mà chúng ta đang nói đến). Đồng thời, khi kết thúc phân tích này, bạn phải có khả năng phát triển một tài liệu cho phép bạn ghi lại các nghiên cứu bạn đã hoàn thành và các bước được khuyến nghị nên làm để cải thiện hiệu quả của công ty.

Trong các trường hợp khác, cũng cần có kiến ​​thức pháp lý và luật hành chính để có thể phát triển hiệu quả các nhiệm vụ như: lập hợp đồng, thanh toán nhà chung cư hoặc chuyển nhượng, tiền thuê và các loại hành động kinh doanh khác cần có sự chuẩn bị nhất định để ngăn chặn những quyết định được đưa ra có thể gây nguy hiểm cho sự ổn định của công ty.

Cũng cần có một cơ sở tốt về tài nguyên truyền thông vì một nhân viên hành chính phải phiên âm, viết và duy trì liên lạc với khách hàng thay mặt công ty: đó sẽ là bộ mặt của công ty ở nước ngoài, vì vậy cần phải thực hiện tốt. làm việc

Một hành chính có kỹ năng giao tiếp sẽ có khả năng đối xử với khách hàng và nhà cung cấp khi họ muốn được đối xử và sẽ có được cơ hội tốt hơn cho công ty. Đồng thời, các kỹ năng xã hội của họ có thể rất hữu ích để phát triển giao tiếp tốt giữa công ty và nhân viên của công ty và ngược lại và sẽ cấp cho cơ sở một môi trường ân nhân cho chất lượng công việc tốt.