Tập hợp các thành phần tương tác với nhau và có liên quan đến nhau được gọi là hệ thống . Mặt khác, hành chính là liên kết với chính quyền (hành động quản lý: tổ chức hoặc quản lý tài nguyên).

Một hệ thống hành chính, theo nghĩa này, thường có các mô-đun khác nhau . Mỗi mô-đun cho phép bạn hoàn thành một nhiệm vụ khác nhau: lập hóa đơn, phát hành biên lai thu tiền, tổ chức chương trình nghị sự, ghi lại thu nhập và chi phí của số dư, kiểm soát hàng tồn kho hoặc chứng khoán, v.v.

Hãy xem ví dụ về cách một công ty có thể làm việc với một hệ thống hành chính. Giả sử một công ty bán thiết bị nhận được một đơn đặt hàng từ một khách hàng muốn mua máy xay . Trong hệ thống hành chính của công ty, một nhân viên sẽ đăng ký mua hàng, xuất hóa đơn và lên lịch vận chuyển sản phẩm. Tự động, hệ thống hành chính sẽ tạo một cảnh báo trong lịch để lô hàng được hoàn thành và sau khi được đăng ký, nó sẽ giảm một đơn vị sản phẩm tồn kho. Khi khách hàng nhận được đơn đặt hàng của mình và thanh toán, việc hủy nợ và thu nhập của tiền sẽ được ghi lại trong hệ thống hành chính.

Tùy thuộc vào ngân sách của mỗi công ty, có hai lựa chọn khi mua một hệ thống hành chính: thuê một nhà phát triển để lên lịch từ đầu, có tính đến các nhu cầu cụ thể của công ty; Tận dụng một trong nhiều gói hiện có trên thị trường. Nếu bạn chọn tùy chọn cuối cùng này, bạn có thể chọn một trong nhiều lựa chọn thay thế miễn phí hoặc trả phí hàng tháng để truy cập hệ thống mạnh hơn và hoàn chỉnh hơn.