Khái niệm về trợ từ, xuất phát từ tiếng Latinh là auxiliāris, được sử dụng để đủ điều kiện cho người hoặc vật cung cấp trợ giúp hoặc một số loại trợ giúp . Mặt khác, hành chính ám chỉ đến những gì liên quan đến chính quyền (hành động tổ chức hoặc sắp xếp các nguồn lực để đạt được mục tiêu).

Khái niệm trợ lý hành chính đề cập đến một vị trí hoặc vị trí công việc tồn tại trong hầu hết các công ty . Trợ lý hành chính có nhiệm vụ phát triển các hoạt động khác nhau của chính quyền công ty .

Trợ lý hành chính thực hiện công việc văn phòng điển hình: lưu trữ tài liệu, thực hiện các thủ tục giấy tờ, quản lý chương trình nghị sự, v.v. Thông thường những người này phục vụ cấp trên có thứ bậc, giúp anh ta hoàn thành nhiệm vụ.

Người quản lý của một công ty, chẳng hạn, có thể yêu cầu trợ lý hành chính thu thập tất cả các hóa đơn mua hàng được thực hiện trong học kỳ trước để phân tích các chi phí, bảo lãnh có hiệu lực và các dữ liệu khác. Mặt khác, trợ lý hành chính có thể được yêu cầu liên lạc với các khách hàng đăng ký nợ với công ty để phối hợp vào thời điểm nào người thu tiền có thể rút tiền thanh toán.

Một trợ lý hành chính phải có kiến ​​thức về dịch vụ khách hàng và nhà cung cấp, tiếp thị, kỹ thuật thương mại, tiêu chuẩn chất lượng, giao thức, quan hệ con người, tài liệu và công nghệ thông tin, trong số các chủ đề khác. Trợ lý hành chính càng có nhiều kiến ​​thức, anh ấy / cô ấy có thể phát triển công việc của mình tốt hơn và càng có nhiều khả năng anh ấy / cô ấy sẽ phải phát triển trong cấu trúc nội bộ của tổ chức.

Mặc dù đôi khi công việc này không nhận được nhiều sự tôn trọng từ xã hội, vì nó không ở mức phân cấp cao, cần nhấn mạnh rằng các văn phòng không thể hoạt động đúng và hiệu quả nếu không có trợ lý hành chính . Số lượng lớn và đa dạng các nhiệm vụ họ thực hiện hàng ngày nên được xem xét cùng nhau để đánh giá cao tầm quan trọng của chúng.

Vì vậy, cơ bản là sự hiện diện của trợ lý hành chính trong một công ty có công việc phụ thuộc rất lớn vào việc sử dụng thông tin và hoạt động của các hệ thống hành chính. Chúng ta hãy xem bên dưới một số chức năng quan trọng nhất của nó chi tiết:

* hỗ trợ hành chính : được thực hiện bằng phương pháp sao chụp tài liệu, lưu trữ, gửi tin nhắn bằng phương tiện kỹ thuật số, hỗ trợ qua điện thoại, quản lý đầu vào và đăng ký tin nhắn đến. Ngoài các nhiệm vụ cụ thể này, không có gì lạ khi thay thế nhân viên của tổng đài điện thoại và lễ tân khi họ vắng mặt;

* Quản lý thư tín : mặc dù trong những thập kỷ qua, khối lượng thư tín đã giảm đáng kể do quá đông Internet, các công ty vẫn tiếp tục gửi và nhận các gói, và công việc của trợ lý hành chính là chìa khóa để mọi thứ đến đích;

* quản lý tệp : điểm này có thể làm phát sinh sự nhầm lẫn, vì trong các công ty lớn thường có một vị trí cụ thể tồn tại cho việc quản lý tệp . Tuy nhiên, khi khối lượng tài liệu không quá lớn, trợ lý hành chính có thể chịu trách nhiệm đặt hàng và lưu trữ chúng để sử dụng sau này;

* kiểm soát nhân sự : trong số các nhiệm vụ của họ trong lĩnh vực này là hồ sơ vắng mặt, giờ làm việc, quyền nghỉ ngày và yêu cầu bồi thường;

* phiên âm các văn bản : thông thường yêu cầu bạn chuyển bản nháp vào máy tính hoặc sao chép bản ghi âm;

* kế toán : nếu tất cả những điều trên là không đủ, một số trợ lý hành chính có nghĩa vụ thực hiện các nhiệm vụ như chuẩn bị hóa đơn và tính lương, đóng góp cho an sinh xã hội, khấu trừ thuế và chi phí đơn đặt hàng