Tự động hóa văn phòng là từ viết tắt bao gồm các thuật ngữ văn phòng và máy tính . Do đó, khái niệm này đề cập đến việc tự động hóa các giao tiếp và quy trình diễn ra trong một văn phòng .

Tự động hóa văn phòng được thực hiện nhờ sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm cho phép bạn tạo, thao tác, lưu trữ và truyền kỹ thuật số thông tin cần thiết trong văn phòng để thực hiện các công việc hàng ngày và đạt được mục tiêu của bạn.

Ví dụ: tự động hóa văn phòng cho phép nhân viên bán hàng lấy số dư của công ty bạn trong một tệp kỹ thuật số bằng bảng tính tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động. Tập tin này có thể được lưu trên máy tính, được in hoặc gửi qua Internet .

Cấu trúc văn phòng thường bao gồm các máy tính và thiết bị ngoại vi (như máy in và máy quét) được kết nối bởi mạng cục bộ và cũng có kết nối với Web. Điện thoại và máy fax cũng là một phần của văn phòng.

Tóm lại, mục tiêu của tự động hóa văn phòng là tự động hóa và tối ưu hóa các nhiệm vụ thông thường của một văn phòng. Nhiều hoạt động trước đây được thực hiện thủ công, chẳng hạn như viết thông tin liên lạc, giờ đây được tạo điều kiện nhờ vào công nghệ. Tự động hóa văn phòng giúp tiết kiệm thời gian và do đó, làm tăng lợi nhuận của văn phòng.

Cuối cùng, nó được biết đến như là bộ phần mềm văn phòng cho bộ sưu tập các chương trình máy tính thường được sử dụng trong các văn phòng. Các bộ này thường bao gồm trình xử lý văn bản, bảng tính, quản lý cơ sở dữ liệu, ứng dụng email, lịch và trình quản lý slide hoặc slide.