Trước khi tiến hành giải thích ý nghĩa của thuật ngữ kế toán hành chính, cần phải xác định nguồn gốc từ nguyên của nó. Theo nghĩa này, chúng ta sẽ phải giải thích rằng nó bắt nguồn từ tiếng Latin:
• Kế toán, là kết quả của tổng của một số thành phần Latin: tiền tố "con-", có nghĩa là "toàn cầu"; động từ "putare", đồng nghĩa với "tính toán"; "Mật", được sử dụng để nói "những gì có thể"; và hậu tố "-dad", biểu thị "chất lượng".
• Hành chính, cũng bắt nguồn từ tiếng Latin. Trong cụ thể, nó là một dẫn xuất của "ad quản lý", có nghĩa là "liên quan đến đầu". Đó là một từ được tạo thành từ các phần sau: tiền tố "ad-", cho biết "hướng tới"; từ "bộ trưởng", đồng nghĩa với "đầy tớ"; và hậu tố "-ivo", được sử dụng để làm rõ "mối quan hệ thụ động hoặc chủ động".

Khoa học và kỹ thuật có mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định kinh tế được gọi là kế toán . Kế toán nghiên cứu tài sản của các công ty, tổ chức hoặc cá nhân và phản ánh kết quả trong báo cáo kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Mặt khác, hành chính là một tính từ dùng để chỉ những gì thuộc về hoặc liên quan đến chính quyền . Khái niệm này (quản trị) được liên kết với chức năng, cấu trúc và hiệu suất của một tổ chức .

Nó được gọi là kế toán hành chính cho loại kế toán tập trung vào nhu cầu thông tin của các cấp hành chính khác nhau. Kế toán này tìm cách tạo ra các báo cáo nội bộ để việc quản trị của thực thể có thể phát triển hiệu quả .

Ngoài tất cả những điều trên, cần phải thiết lập một bộ dấu hiệu nhận dạng kế toán hành chính khác:
• Cung cấp cả thông tin nội bộ và bên ngoài của công ty.
• Nó được thực hiện một cách cơ bản để chủ sở hữu hoặc người quản lý của công ty được đề cập có thể đưa ra quyết định theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể. Do đó, các báo cáo được chuẩn bị về vấn đề này phải nhanh chóng, ngắn gọn và chi tiết.
• Nó rất tập trung vào các chi tiết liên quan đến các bộ phận khác nhau hình thành nên một thực thể, hàng tồn kho, thiết bị được sở hữu, các hoạt động của các khu vực khác nhau ...
• Nó dựa trên rất nhiều thông tin cũng như, tất nhiên, trên dữ liệu kế toán.

Kế toán của công ty chịu trách nhiệm thiết kế, lập và trình bày các báo cáo của kế toán hành chính. Các báo cáo này thường không vượt ra khỏi cửa của công ty: nghĩa là chúng chỉ được sử dụng bởi các nhà quản lý, chủ sở hữu hoặc người quản lý của công ty để đánh giá sự phát triển của các doanh nghiệp theo các chính sách và mục tiêu được thiết lập trước đó.

Kế toán hành chính, do đó, cho phép so sánh kết quả của công ty trong quá khứ với những kết quả đạt được trong hiện tại. Đối với điều này, các công cụ kiểm soát khác nhau được sử dụng. Kết quả của kế toán hành chính cũng cho phép lập kế hoạch và dự báo tương lai của công ty.

Không giống như kế toán tài chính, kế toán hành chính không được quy định bởi các quy định hoặc tiêu chuẩn vì kết quả của nó là để sử dụng nội bộ và được sử dụng để đưa ra quyết định trong một thực thể.