Tệp đến từ kho lưu trữ tiếng Latinh, mặc dù nguồn gốc từ xa nhất của nó là tiếng Hy Lạp và có thể được dịch là "nơi cư trú của các quan tòa" . Thuật ngữ này được sử dụng để đặt tên cho tập hợp các tài liệu mà một xã hội, một tổ chức hoặc một người phát triển trong khuôn khổ các hoạt động và chức năng của họ.

Ví dụ: "Tôi không nhớ khi chúng tôi ký hợp đồng: Tôi sẽ sử dụng tệp để xác nhận nó", "Tôi có một nghề nghiệp không có dấu vết, bạn chỉ cần đi đến tệp và tự kiểm tra nó", "Nhà báo này được công nhận để giữ tệp nhiều hơn quan trọng về điện ảnh Uruguay . "

Nơi lưu giữ các tài liệu quan trọng cho một tổ chức cũng được biết đến với tên của tệp: "Lưu trữ chung của quốc gia lưu giữ hàng ngàn văn bản là một bằng chứng quý giá của lịch sử quốc gia", "Bạn có thể tìm thêm thông tin trong kho lưu trữ của Quốc hội ", " Một đám cháy trong kho lưu trữ của nhà hát phá hủy các kịch bản gốc của các tác phẩm nổi tiếng nhất " .

Vài thập kỷ trước, tài liệu lưu trữ chỉ là vật lý, vì không có công nghệ cần thiết để lưu trữ chúng bằng kỹ thuật số; Trước khi các công ty bắt đầu nhập tài liệu của họ vào cơ sở dữ liệu, họ có rất nhiều kho chứa đầy các kệ cao, trong đó các hộp và thư mục được lưu giữ, vật lộn vô ích trước sự suy thoái của thời gian.

Trong suốt quá trình số hóa này, nhiều công ty phát hiện ra rằng họ đã mất một phần tập tin của mình do tác động của hơi ẩm, tạo ra sự phân hủy của vật chất sau đó bị nấm và côn trùng nuốt chửng. Mặt khác, tùy thuộc vào loại mực được sử dụng, một số tài liệu cũ có thể bị mất độ sắc nét, đến mức thực tế không thể đọc được.

Điều đáng nói là, vì những lý do khác nhau, một số sách và tài liệu nhất định không thể bị loại bỏ để được thay thế bằng phiên bản kỹ thuật số, vì chúng có giá trị lịch sử đòi hỏi phải bảo quản chúng ở định dạng vật lý. Tuy nhiên, việc truyền nội dung của nó tới máy tính, cũng như việc quét nó được hiển thị theo ba chiều, rất lý tưởng để giảm sự suy giảm của nó và cho phép mọi người xem xét và quan sát nó nhiều lần như họ muốn.

Hành động và tác dụng của việc nộp đơn (lưu tài liệu, chấm dứt vụ án) có thể được đề cập dưới dạng một tập tin: "Thư ký đã nộp tài liệu nên tôi sẽ tiến hành nộp nó", "Gia đình nạn nhân tức giận vì tòa án ra lệnh hồ sơ vụ án . "

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, một tập tin là một tập hợp thông tin kỹ thuật số có thể được lưu trữ trong máy tính hoặc trong một loại thiết bị khác: "Xin vui lòng, yêu cầu Rubén gửi lại cho tôi tập tin qua email vì tôi không bao giờ nhận được nó", "Đây là một tệp rất nặng: sẽ mất nhiều thời gian để tải xuống . "

Mỗi loại nội dung thường yêu cầu một loại tệp khác nhau, phù hợp với nhu cầu của bạn: văn bản không được lưu trữ giống như hình ảnh hoặc video. Tuy nhiên, trong mỗi lớp cũng có những lựa chọn thay thế khác nhau, thường ảnh hưởng đến không gian mà chúng chiếm trên đĩa ; Điều này là do thực tế là khoa học máy tính cung cấp nhiều tùy chọn để thực hiện một nhiệm vụ khi con người có ý tưởng và mỗi khi phương pháp lưu và tải thông tin hiệu quả hơn, kích thước của các tệp sẽ giảm.

Mặt khác, có các công cụ có khả năng nén các tập tin; Trong số những cái được biết đến nhiều nhất là WinRAR, WinZIP và 7-ZIP. Với sự giúp đỡ của nó, có thể giảm đáng kể kích thước của một số tài liệu nhất định, mặc dù trong một số trường hợp, chẳng hạn như video và hình ảnh độ nét cao đã được tối ưu hóa, chúng không hiệu quả lắm.