Một tập tin là một tài liệu trong đó dữ liệu nhất định được ghi lại (chung, thư mục, cảnh sát, v.v.). Các tập tin (từ fiche tiếng Pháp) thường có kích thước nhỏ và hình chữ nhật, do đó nó có thể dễ dàng được lưu trữ trong một tập tin. Ví dụ: "Bây giờ tôi nhìn vào thẻ và tôi xác nhận vào năm nào cuốn sách này được xuất bản", "Để tham gia câu lạc bộ, bạn phải hoàn thành thẻ này", "Maria sẽ thêm thông tin mới vào thẻ của bạn" .

Tờ hoặc thẻ cho phép kiểm soát lối vào và lối ra của tác phẩm còn được gọi là bản ghi. Hiện tại các tệp này cũng có thể được quản lý thông qua một tài liệu kỹ thuật số: "Ông chủ rất tức giận: ông ta vừa phân tích tệp của tháng và thấy rằng bạn đã trễ sáu lần", "Tôi muốn làm cho thẻ biến mất để tôi không bị trừ thuyết hiện tại " .

Việc sử dụng thường xuyên của tệp có liên quan đến việc đăng ký các đặc điểm chính của một cuốn sách, một báo cáo hoặc một cuộc điều tra . Bằng cách này, có thể biết nội dung của một ấn phẩm cụ thể chỉ bằng cách đọc tệp, tạo điều kiện cho các nhiệm vụ nộp và tìm kiếm thông tin: "Tệp phải bao gồm tiêu đề của tác phẩm, tên của tác giả, ngày phiên bản và một bản tóm tắt lập luận của anh ấy ", " Xin lỗi, bạn có thể giúp tôi không? Tôi không thể tìm thấy tập tin của cuốn sách này . "

Các tập tin giấy là tiền thân của các bản ghi của cơ sở dữ liệu hiện tại, được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính. Mặc dù ngày nay đủ để có một bộ xử lý khá hiệu quả để tìm thông tin mong muốn trong vài giây (tùy thuộc vào khối lượng của cơ sở và thông số kỹ thuật của thiết bị, thời gian tối thiểu có thể là một phần của giây), tìm kiếm trong chip giấy phụ thuộc vào một số yếu tố khác nhau.

Một mặt, kỹ năng của người phụ trách xem xét một tệp là chìa khóa để giảm thiểu thời gian tìm kiếm; nhưng hiệu quả trong giai đoạn đó là vô ích nếu quá trình lưu trữ không tuân theo một trật tự và cấu trúc được xác định rõ. Việc tổ chức một tệp phải tập trung vào nhu cầu của những người sẽ sử dụng dữ liệu chứa trong đó; do đó, không có thiết kế nào hoạt động trong mọi trường hợp.

Như trong quá trình chuẩn bị cơ sở dữ liệu số, không phải tất cả các lĩnh vực đều cần thiết, nhưng điều quan trọng là chúng hữu ích; mặt khác, chúng đòi hỏi một chi phí không gian không cần thiết và có tác động tiêu cực đến việc đặt hàng và tìm kiếm .

Ở nơi đầu tiên, cần phải có một trường cho phép các tệp được nộp theo cách có trật tự; đối với điều này, có thể sử dụng nhiều dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như ngày tạo, số nhận dạng tăng từng cái một hoặc chữ cái. Tùy trường hợp, có thể kết hợp một số phương pháp, để tạo ra một tổ chức phức tạp hơn; Ví dụ: sắp xếp các chip theo chữ cái đầu của họ của khách hàng và đến lượt mình, theo ngày đăng ký.

Theo một nghĩa khác, thẻ là một mảnh nhỏ được sử dụng để mở hoặc đóng các rào cản, đưa vào hoạt động một số máy nhất định hoặc thiết lập liên lạc. Trước đây, trước khi điện thoại di động ra đời, cách duy nhất để gọi điện thoại từ đường phố là qua điện thoại công cộng, ban đầu không chấp nhận tiền xu (như ngày nay) nhưng chip được thiết kế đặc biệt, có thể thu được trong các cửa hàng nhất định.

Các mảnh được sử dụng trong một số trò chơi hoặc thay thế tiền xu trong sòng bạc cũng nhận được tên của chip: "Tôi sẽ đổi thêm chip để chơi roulette", "Chúng tôi sẽ không thể chơi domino vì tôi đã mất một số chip . "