Acta là một khái niệm xuất phát từ ngôn ngữ Latinh và có thể được sử dụng với tham chiếu đến các loại tài liệu khác nhau. Ý nghĩa đầu tiên được đề cập bởi từ điển của Học viện Hoàng gia Tây Ban Nha ( RAE ) đề cập đến hồ sơ bằng văn bản về những gì đã được thảo luận hoặc phê duyệt trong một hội nghị, một cuộc họp hoặc loại cuộc họp khác.

Ví dụ: "Tôi cần tìm biên bản cuộc họp cổ đông cuối cùng: Tôi muốn biết liệu thỏa thuận với chính phủ Trung Quốc có được tất cả chấp thuận hay không ", "Hội đồng quản trị của câu lạc bộ nêu trong biên bản cuộc họp mà tổ chức chưa đã nhận được trợ cấp mà chính quyền đã hứa ", " Trước khi rời đi, các quý ông, xin đừng quên ký tên vào hành động " .

Một hành động, theo nghĩa này, cho phép xác nhận và xác nhận những gì đã được thảo luận . Nó là một nguồn lực chính thức, được sử dụng trong các cuộc họp được triệu tập thông qua các cơ chế pháp lý. Thông thường, các tài liệu này được giữ trong một cuốn sách nhỏ. Theo cách này, cuốn sách nhỏ của một câu lạc bộ, để trích dẫn một trường hợp, được tạo thành từ các phút của các cuộc họp khác nhau của các đối tác.

Nhiều cuộc họp chính thức đòi hỏi phải lập biên bản, chẳng hạn như phiên họp của hội đồng thành phố đầy đủ hoặc một khoa. Như vậy, nó phải được xem xét rằng tài liệu nói được chuẩn bị bởi thư ký và nó phải chứa một loạt các dữ liệu liên quan:
-Ngày, địa điểm và ngày diễn ra hành động nghi vấn.
-Danh sách tên và họ của những người tham dự cuộc hẹn.
-Thời gian mà cuộc họp bắt đầu.
-Trong đó, điều cần thiết là phải thu thập các can thiệp của từng thành viên tham gia.
-Như nó hợp lý, không kém phần quan trọng là biên bản sẽ phải thu thập tất cả các quyết định và thỏa thuận đã được thực hiện. Theo nghĩa này, điều quan trọng là phải nhấn mạnh rằng nó phải được ghi lại một cách hoàn hảo cách thức bỏ phiếu, mỗi người đã bỏ phiếu và tất nhiên, với đa số là thỏa thuận trong câu hỏi đã đạt được.
-Các đề xuất cũng được nêu ra tại cuộc họp cũng phải được ghi lại cũng như bất kỳ loại sự cố nào có thể xảy ra trong quá trình tương tự.
- Cuối cùng, thời gian kết thúc cuộc họp phải được thiết lập và bạn cũng phải mang theo các chữ ký liên quan.
-Một khi biên bản được viết, trong trường hợp các phiên họp toàn thể của thành phố, một bản sao sẽ được gửi cho đại diện của các đảng chính trị để họ chấp thuận hoặc yêu cầu thay đổi.

Đạo luật này cũng là giấy chứng nhận chính thức của một số sự kiện hoặc sự kiện nhất định: "Tôi chưa được cấp giấy chứng tử", "Theo giấy khai sinh được tìm thấy bởi các nhà điều tra, nhà văn sinh ngày 4 tháng 3 năm 1876 tại Caracas", " Để xin tín dụng, tôi phải xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận kết hôn và biên lai lương cuối cùng . "

Một số điều ước và thỏa thuận có thể được gọi là biên bản, chẳng hạn như Đạo luật Châu Âu Đơn nhất (dẫn đến sự ra đời của Liên minh Châu Âu ) và Đạo luật Liên minh giữa Đan Mạch và Iceland (ký năm 1918 ).