Bản ghi nhớ là một từ tiếng Latin có nghĩa là "điều cần nhớ" . Khái niệm này có một số định nghĩa và sử dụng, theo Học viện Hoàng gia Tây Ban Nha (RAE) .

Một bản ghi nhớ, trong sự chấp nhận cơ bản của nó, là một báo cáo đưa ra một cái gì đó phải được tính đến cho một vấn đề hoặc hành động cụ thể. Nó cũng có thể là một cuốn sổ hoặc sổ ghi chép nơi những điều mà một cá nhân nên nhớ được liệt kê.

Trong thế giới ngoại giao, một bản ghi nhớ là một giao tiếp ít trang trọng hơn bộ nhớ và ghi chú, trong đó tóm tắt lại các sự kiện và lý do nên được tính đến trong các vấn đề quan trọng nhất. Nói chung, bản ghi nhớ ngoại giao không được ký.

Cuối cùng, RAE cũng làm rõ rằng một bản ghi nhớ có thể đề cập đến một ghi chú được gửi bằng tay cho một người trong cùng một tổ chức hoặc văn phòng, hoặc thậm chí đến một biên lai ngân hàng .

Mặc dù từ đúng là một bản ghi nhớ, nhưng hiện tại nó thường được thay đổi bởi bản ghi nhớ, một dẫn xuất của số nhiều của từ gốc ( bản ghi nhớ ).

Mặt khác, thuật ngữ ghi nhớ thường được sử dụng như một từ đồng nghĩa cho văn phòng . Đó là một tài liệu hoặc giao tiếp bằng văn bản có tính chất chính thức hoặc giao thức mà chính quyền sử dụng. Chức năng của nó là liên quan đến các cơ quan hành chính cao nhất.

Một văn phòng loại này được sử dụng để truyền đạt các bố trí, truy vấn, đơn đặt hàng và báo cáo. Nó cũng đáp ứng các chức năng của lời mời, chúc mừng, hợp tác và lòng biết ơn, trong số những người khác. Văn phòng có một số phần đã được quy định, chẳng hạn như tiêu đề thư, đánh số, chủ đề, tài liệu tham khảo và cơ thể.